¿Qué método usáis en tu comunidad de vecinos o negocio para controlar las instalaciones o las tareas que desempeñan los trabajadores?
Existen algunos empleos en los que no es fácil comprobar las labores que se realizan, sobre todo los que requieren de mucha movilidad o se ejecutan por la noche.
Y para poder revisar todas las funciones que tiene que realizar un trabajador y mantener la integridad del inmueble surgió el sistema de control de rondas de vigilancia.
Llamado así porque en el sector donde más se utiliza es en el de la seguridad, pero las nuevas tecnologías también posibilitan que este método se pueda extrapolar al ámbito de las conserjerías, el mantenimiento de comunidades de propietarios y las piscinas.
Ya no es necesario almacenar cantidad ingentes de papeles y formularios físicos. Y hoy te vamos a contar cómo llevamos a cabo en Serpasat estos controles de ronda en nuestros servicios de conserjería y vigilancia.
Qué es un control de rondas y qué tipos de vigilancia existe
Pero antes de mostrarte un ejemplo práctico y visual de nuestro método, ¿sabes en qué se basa un sistema de control de rondas de vigilancia?
El control de rondas permite comprobar si un trabajador ha realizado todas sus tareas, a qué hora y dónde y si ha cumplido con el horario y el recorrido marcado en sus rutinas. Por tanto, es muy efectivo para labores que ejecutamos a diario en Serpasat como las de vigilancia, limpieza, jardinería o mantenimientos varios (porteros automáticos, piscinas, cámaras de seguridad)
Además, al mismo tiempo, también nos aseguramos de que las instalaciones están en buen estado, y prevemos accidentes, averías y otras situaciones de riesgos como actos de vandalismo o robos.
El sistema de control de rondas de vigilancia se puede dividir en dos tipos:
- Control presencial: es el más usado y el que utilizamos en nuestros servicios de conserjería y mantenimiento y limpieza de comunidades, ya que es necesaria la presencia física para verificar ciertas tareas.
- Control remoto: más orientado a las labores de seguridad y que se fundamentan mediante el uso de cámaras de videovigilancia. Con ellas, se puede comprobar si hay obstáculos en una determinada zona, si hay intrusos o, simplemente, si las luces se quedaron encendidas o las puertas abiertas. En caso de actuación ya se avisaría el responsable oportuno.
Principales componentes de sistema de control de rondas de vigilancia
El sistema de control de rondas está formado de varios elementos, además del personal humano que se encarga de realizar las diversas tareas.
- Puntos de control. También conocidos como ‘tags’, son distintivos físicos por los que pasa el trabajador para “fichar” o registrar la realización o verificación de una tarea.
- Terminales de lectura. Son los dispositivos electrónicos donde queda registrada esa labor, y que hoy en día suelen ser los propios móviles de los trabajadores.
También pueden utilizarse tarjetas de usuario personalizadas para cada empleado. - Programa informático. Es el encargado de almacenar, ordenar y notificar estas tareas una vez pasa el trabajador su dispositivo o tarjeta por el punto de control. Pero sobre sus funciones nos vamos a detener en el siguiente apartado.
El software de gestión, una de las claves de la eficacia del sistema
Las nuevas tecnologías han posibilitado que este control de rondas de vigilancia o de tareas pueda hacerse de forma online o mediante una aplicación, agilizando las labores y prescindiendo del papel, además de llevarlo todo registrado en tiempo real.
Así, la mayoría de softwares existentes realizan las siguientes funciones:
- Entradas y salidas de los trabajadores
- Sistema de alarmas que avisa al empleado
- Control de tareas e incidencias, que apuntará el trabajador para avisar a su empresa o al cliente
- Aviso de averías en el servicio o en los componentes
- Geolocalización. Tanto como el empleado como los puntos de control está localizados vía GPS.
Así funciona nuestro método de control de tareas de consejería
En Serpasat utilizamos un software totalmente personalizado y adaptado a las necesidades de nuestros auxiliares de servicios, profesionales de las cámaras o el mantenimiento de piscinas.
De hecho, otra de las funciones de los conserjes es apuntar diariamente sus tareas y pasar por estos puntos de control, además del sistema propio de fichaje de empresa que disponemos.
En nuestro caso, trabajamos con sistema NFC, por el cual NFC, el conserje marca el comienzo de jornada. Posteriormente pasa por cada punto de control, acercando el móvil y anotando incidencias o comentarios en el caso de que los hubiera.
Con el último fichaje de fin de jornada, automáticamente se genera un informe que llega a la junta de gobierno y al administrador, en el caso de la comunidad de vecinos. En este informe, pueden adjuntarse fotos, averías, o cualquier otro dato, que tenga que ver con la comunidad en cuestión.
Este sistema de control de rondas de vigilancia para conserjerías permite trabajar con más orden y eficacia, además de distinguirnos de los métodos de la competencia.
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